تتميز الفرق ذات الأداء الأعلى بالاعتماد المتبادل، والالتزام المشترك، والمرونة، والأساس المتين من الثقة، والتمكين. ومثلما تتداخل المشاريع ضمن برامج أوسع، غالبًا ما تتداخل فرق المشاريع ضمن مؤسسة أوسع مع رعاة للمشروع أو لجان توجيهية للمساعدة في توجيهها. وتُعد نية هؤلاء الرعاة جزءًا أساسيًا من اتجاه الفريق. يساعد منظورهم فريق عمل المشروع على وضع كل ما يفعلونه في السياق الصحيح، وهو ما يعزز **أداء الفريق**.
عند حل المشكلات، واتخاذ خيارات مهمة ومعقدة، والعمل معًا بشكل عام، فإن الفرق ذات الأداء الأعلى:
- تتعاون وتتشارك، وتستفيد من وجهات النظر المتنوعة لتحقيق هدف/نية مشتركة.
- تتبادل أفضل الممارسات الحالية وتستثمر في تبني وجهات النظر المختلفة.
- تنخرط في حوار يتميز بالاستماع الفعال لرفع مستوى أفضل الممارسات الحالية لدى بعضهم البعض سعيًا لتحقيق هدف/نية مشتركة.
دعونا نحلل ذلك:
النية: البدء مع وضع النهاية في الاعتبار – الغرض والنية. الغرض والنية يحددان سبب أهمية ما يفعله الفريق وتأثيره على الآخرين. *تعتبر صياغة النية بوضوح خطوة حاسمة في إدارة المشاريع لضمان توافق جميع أعضاء الفريق.*
يرتبط التعاون والتشارك ارتباطًا وثيقًا مع وجود اختلافات طفيفة كما وصفها Bud وJacobson في كتاب Conversations Lead To Consensus:
- التعاون: الدعم المتبادل والاستعداد للعمل نحو تحقيق أهداف مشتركة، وتحقيق التوازن بين احتياجات الفرد واحتياجات الآخرين، وتقدير ودعم نقاط القوة والأدوار والمسؤوليات الخاصة بكل فرد. يتطلب الثقة والاحترام.
- التشارك: إشراك الجميع بنشاط في المناقشات وعمليات صنع القرار. احتضان نقاط القوة والضعف لدى الآخرين، وفهم وجهة نظرهم لتعزيز التفكير الإبداعي والابتكار.
أفضل الممارسات الحالية هي أفضل ما يمكن لشخص واحد أو مجموعة القيام به بمفردهم، مع دعوة الآخرين صراحةً لإضافة معرفتهم ومنظورهم لرفع مستواه إلى مستوى “أفضل الممارسات الحالية” جديد.
تبني وجهات النظر المختلفة: فهم ومراعاة أفكار ومشاعر وتجارب شخص آخر من خلال رؤية الموقف من وجهة نظرهم. *يساعد تبني وجهات النظر المختلفة على تقليل التحيزات وتعزيز **ديناميكيات الفريق**.*
- المعرفية: الأفكار والمعتقدات والنوايا
- العاطفية: المشاعر والأحاسيس
- الإدراكية: التجارب البصرية والسمعية
الحوار: تعاوني وثنائي الاتجاه. وفقًا لديفيد أنجل، أربعة أنواع من المحادثة:
الاستماع الفعال: السماع، الفهم، المعالجة
- السماع: فعل سلبي أو فيزيولوجي
- الاستماع: السماع والتركيز بنشاط على ما يتم سماعه وتفسيره
- الاستماع الفعال: السماع، الاستماع، المشاركة في المحادثة، البناء على ما يقوله الآخرون – إعادة الصياغة، التلخيص، طلب التوضيح، أخذ وجهات النظر المختلفة في الاعتبار
مساعدة الرعاة واللجنة التوجيهية
يُشبه دور رعاة فريق المشروع أو اللجنة التوجيهية دور مجلس الإدارة. يجب عليهم إيجاد التوازن الصحيح بين الحوكمة والإشراف من جهة، وتقديم المشورة والإرشاد من جهة أخرى – “مشاركة فاعلة، مع تفويض المسؤوليات”.
تتجه نوايا الرعاة نحو الحوكمة والإشراف، وهي عنصر حاسم في توجيه الفريق. يجب أن يكون هذا جزءًا من ميثاق الفريق واستخدامه كمعيار على طول الطريق. *تُعدّ مشاركة الرعاة في تحديد أهداف المشروع أمرًا بالغ الأهمية لضمان توافقها مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.*
يضع منظور الرعاة النية في سياق مسبق ويجب أن يستفيد منه فريق العمل بشكل مستمر أثناء تعديل خططهم وتكتيكاتهم على طول الطريق. *يُساعد ذلك على ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وتحقيق النتائج المرجوة.*
من المهم أن نكون واضحين بشأن الفرق بين التوجيه الذي يجب اتباعه والمدخلات التي يجب أخذها في الاعتبار بما يتماشى مع أساسيات فن التفويض:
- توجيه مُلهم: الأهداف/النتائج المرجوة/السياق/النية – ماذا ولماذا
- الموارد المتاحة: مالية، معلوماتية، فنية أو تشغيلية، بشرية، وقت
- سلطة تمكينية لاتخاذ قرارات تكتيكية متعلقة بالمهمة ضمن الحدود/الإرشادات/النية الاستراتيجية والتشغيلية
- مساءلة ذات مصداقية وعواقب (معايير الأداء، التوقعات الزمنية، العواقب الإيجابية والسلبية للنجاح والفشل)
كما نوقش أعلاه، تتجه النية نحو الحوكمة والإشراف وهي توجيه يجب اتباعه. إن منظور الراعي بشأن السياق هو مدخلات قيمة يجب أخذها في الاعتبار على طول الطريق. *يُمكن أن تُساعد هذه المدخلات في تحديد المخاطر المحتملة وتخفيفها، بالإضافة إلى تحديد الفرص الجديدة.*
الآثار المترتبة عليك
إذا كنت تعمل مع آخرين لحل المشكلات أو اتخاذ خيارات مهمة ومعقدة، فتعاون وتشارك في حوار حقيقي يتميز بالاستماع الفعال حتى تتمكن من استيعاب وجهات نظر الآخرين – وخاصةً قصد الراعي الخاص بك ووجهة نظره حول السياق. هذا يضمن توافق الجهود وتحقيق أهداف المشروع بفعالية. فهم “السياق” و “النية” أمر بالغ الأهمية لنجاح أي مبادرة.
إذا كنت تدعم فرق العمل، فاعرف الفرق في أدوارك الخاصة، ووضح التوجيهات التي يجب اتباعها وقدم مدخلات يجب أخذها في الاعتبار. وضح نيتك واستخدمها كمعيار أساسي للحوكمة والإشراف. بحكم التعريف تقريبًا، فإن وجهة نظرك حول السياق أوسع من وجهة نظر فرق عمل المشروع. إنها بالتأكيد مختلفة. ساعدهم في الحفاظ على عملهم في السياق الصحيح. يتطلب ذلك فهمًا شاملاً لأهداف المؤسسة واستراتيجياتها.
باختصار، يمكن أن يكون “السياق” و “النية” بمثابة إطار عمل بسيط للمناقشات بين الرعاة والفرق. يجب على الفرق أن تسأل الرعاة عما إذا كان لديهم أي منظور حول السياق وما إذا كانوا مرتاحين لأن العمل يتقدم بما يتماشى مع نيتهم طوال الجدول الزمني للمشروع. إن التواصل الفعال حول هذه الجوانب يقلل من المخاطر ويحسن فرص النجاح.
