قد تستمر شركات مثل Google و IBM و Intel وغيرها في تصدر عناوين الأخبار بقرارات “العودة إلى المكتب”، ولكن باستثناءات قليلة جدًا، لم تعد المناقشة تدور حول ما إذا كانوا سيسمحون بالعمل من المنزل، بل كم مرة. مع استقرار الأمور بشأن “مكان” العمل، حان الوقت لتوجيه اهتمامنا إلى “كيف”. على وجه الخصوص، كيف يمكن لإتقان مزيج التعاون في الوقت الفعلي أو “المتزامن” و “غير المتزامن” أن يزيد الإنتاجية ويقلل من عبء الاجتماعات ويخفف التوتر. يعتبر التعاون غير المتزامن استراتيجية أساسية لتحسين كفاءة العمل وتقليل التوتر الناتج عن الاجتماعات المتكررة.
عبء الاجتماعات يؤثر سلبًا على إنتاجية الموظفين والتوتر وغير ذلك الكثير.
يشمل التعاون المتزامن الاجتماعات وجهًا لوجه، ومؤتمرات الفيديو، والمحادثات الهاتفية. يشمل التعاون غير المتزامن رسائل البريد الإلكتروني، والمنتديات، والاجتماعات المسجلة، والمستندات التعاونية، ورسائل الفيديو، وأدوات إدارة المشاريع. يعتبر اختيار الطريقة المناسبة للتعاون (المتزامن أو غير المتزامن) أمرًا بالغ الأهمية لتحسين سير العمل.
لا توجد قواعد حقيقية حول الأفضل، ولكن بشكل عام:
التعاون المتزامن هو الأفضل لمعالجة المشكلات المعقدة، وإجراء المحادثات الحساسة، والاجتماعات الفردية مع الرئيس، وتعزيز الروابط الاجتماعية. غالبًا ما يُفضل التعاون المتزامن في الحالات التي تتطلب تفاعلًا فوريًا وتبادلًا مباشرًا للأفكار.
التعاون غير المتزامن هو الأفضل للإعلانات، وتحديثات الحالة، وجمع البيانات، والتوثيق، والكتابة التعاونية. يتيح التعاون غير المتزامن للموظفين العمل بمرونة وفي أوقات مختلفة، مما يزيد من الكفاءة والإنتاجية.
حتى مجرد الاتفاق على أدوات التعاون يمكن أن يزيد من الكفاءة ويقلل من التوتر الناتج عن الاضطرار إلى مراقبة قنوات متعددة. ولكن العائد الحقيقي يأتي عندما تتفق الفرق على الطريقة – المتزامنة أو غير المتزامنة – والأداة التي سيستخدمونها بناءً على طبيعة التفاعل. يساعد تحديد الأدوات والأساليب المناسبة على تبسيط عملية التعاون وتقليل الارتباك.
مزايا أخرى للعمل غير المتزامن (Async)
شكك في كل اجتماع. هل يمكن استبداله ببديل غير متزامن؟
لا يقتصر العمل غير المتزامن (Async) على تخفيف عبء الاجتماعات فحسب. عند تطبيقه بشكل صحيح، يمكن أن:
- يسرع التعاون عبر المناطق الزمنية المختلفة.
- يجنب أعضاء الفريق البعيدين اجتماعات ما بعد ساعات العمل الرسمية.
- ينوع مجموعة الأفكار من خلال منح الأشخاص طريقة للمساهمة دون ضغوط التحدث في الاجتماعات.
- يعزز الابتكار من خلال تجنب “التفكير الجماعي” أو الانحناء لأعلى صوت في الغرفة.
الاجتماعات هي الفرصة الأسهل للتحسين
وفقًا لـ تقرير Atlassian، تكون الاجتماعات غير فعالة في 72% من الحالات. الاجتماعات المخصصة، التي تمثل 60% من جميع الاجتماعات وفقًا لـ Microsoft، هي الأسوأ. عند تقييم قيمتها، اعتبر 7% فقط من المشاركين في تقرير اتجاهات مرونة مكان العمل لعام 2024—بناءً على دراسة شاركت في تأليفها—أنها ذات قيمة عالية. حتى نوع الاجتماع الأعلى تقييمًا، وهو الاجتماعات المتعلقة بالقرارات، لم يحظ بتقدير عالٍ إلا من قبل 24% فقط من المشاركين.
تقدم الأدوات غير المتزامنة أملًا في تحسين كفاءة الاجتماعات. شعر ما يقرب من 60% من المشاركين أن البريد الإلكتروني يمكن أن يحل محل ربع وقت الاجتماعات، وقال 30% إنه يمكن أن يحل محل ما يصل إلى النصف. التكلفة، من حيث الإنتاجية المفقودة بسبب الاجتماعات غير الضرورية، هائلة. بالنسبة لشركة تضم 1,000 شخص، فإن إلغاء اجتماعين أسبوعيين فقط يمكن أن يوفر حوالي 3.7 مليون دولار سنويًا في الإنتاجية التي كانت ستضيع (انظر الملاحظة رقم 1).
خمس طرق للبدء في العمل بتقنية Async
لجني الفوائد الكاملة لتقنية Async، تحتاج المؤسسات إلى جعلها جزءًا من جوهرها. يقول محمد شهدي، رئيس مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي للعمليات في Muse Group: “إن ثقافة التعاون غير المتزامن لدينا تطلق العنان لقدرة فريقنا على التعاون خارج الاجتماعات المجدولة”. ويضيف: “إنها تمنح الجميع مزيدًا من المرونة للتركيز على كيفية تحقيق أفضل النتائج، بدلاً من تصفح التقويمات أو إضاعة الوقت في إنشاء شرائح Powerpoint©. لقد لاحظنا أيضًا أن هذا التحول يجعل الناس أكثر تعمدًا في التعاون المباشر، مما يجعل الاجتماعات أكثر قيمة ويساعد في الواقع على زيادة الإنتاجية بدلاً من إبطائها.” *ملاحظة الخبراء: يتيح التعاون غير المتزامن للفرق العمل بمرونة، مع التركيز على النتائج بدلاً من الالتزام بجداول زمنية صارمة.*
لحسن الحظ، حتى القليل من Async يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً. فيما يلي خمس طرق سريعة للبدء.
1. التشكيك في كل اجتماع: أسس إدارة اجتماعات العمل الفعالة
قبل الضغط على زر “إرسال” في دعوة التقويم، اسأل نفسك هذه الأسئلة الهامة لـ تحسين إنتاجية فريقك:
- هل هذا الاجتماع ضروري حقًا؟ هل لا يمكن إنجاز المطلوب بدون عقد اجتماع؟
- هل يمكن تسجيل الاجتماع لأولئك الذين لا يحتاجون حقًا إلى الحضور الفعلي؟ هذا يسمح لهم بمراجعة المحتوى لاحقًا إذا لزم الأمر.
- هل يمكن أن يكون الاجتماع أقصر؟ غالبًا ما يمكن تحقيق نفس النتائج في وقت أقل.
- هل يمكن استبدال الاجتماع برسالة بريد إلكتروني أو مستند مشترك؟ فكر في بدائل أكثر كفاءة للاجتماعات التقليدية.
2. تحسين جودة الاجتماعات: استراتيجيات الخبراء
لا يكره الموظفون الاجتماعات بشكل عام، بل يكرهون الاجتماعات التي تضيع وقتهم. اجعل اجتماعاتك “جديرة بالاهتمام” من خلال هذه الاستراتيجيات الفعّالة:
- إلزامية وجود جدول أعمال وتحديد مواد للقراءة المسبقة.
- اجعل الحضور اختياريًا لتعزيز الكفاءة.
- سجّل الاجتماعات ليتمكن أولئك الذين لم يحضروا من مشاهدة التسجيل لاحقًا.
- لا تسمح بتحويل مسار جدول الأعمال بمواضيع جديدة غير مقررة.
- لا تسمح لأعلى صوت في الغرفة بالسيطرة على المحادثة أو ترهيب الآخرين.
في Muse Group، تتضمن كل دعوة اجتماع جدول أعمال بأهداف واضحة وقراءات مسبقة. وتختتم بتحديد خطوات عمل محددة.
3. تحديد أيام خالية من الاجتماعات: تعزيز الإنتاجية وتقليل الإرهاق
غالبًا ما يكون الموظفون مثقلين بالاجتماعات المتتالية، مما يترك لهم القليل من الوقت أو لا وقت على الإطلاق لإنجاز العمل المتوقع منهم، أو حتى للتفكير مليًا. لتعزيز التركيز العميق وتقليل الإرهاق الناتج عن كثرة الاجتماعات، ضع في اعتبارك إضافة أيام أو ساعات منتظمة خالية من الاجتماعات لمنح موظفيك نافذة موثوقة للتركيز المتواصل. وتجدر الإشارة إلى أن تخصيص “أيام التركيز” يمكن أن يؤدي إلى تحسين الأداء وتقليل عدد الاجتماعات غير الضرورية. Dropbox تعزو الفضل إلى “أيام التركيز” الخاصة بها في تحقيق انخفاض بنسبة 28% في عدد الاجتماعات.
4. تقليل المقاطعات إلى الحد الأدنى
تؤثر الاجتماعات المخصصة بشكل سلبي على الإنتاجية وتزيد من التوتر. يتعرض العامل المعرفي النموذجي للمقاطعة ما بين 6 و 25 مرة في اليوم الواحد، وتتطلب كل مقاطعة من 15 إلى 25 دقيقة كوقت استعادة.
5. تأسيس مصدر واحد للمعلومات الموثوقة
يزدهر العمل غير المتزامن بالاعتماد على التواصل الكتابي الواضح. إن وجود وثائق تفصيلية يحافظ على سير المشاريع بسلاسة عبر المناطق الزمنية المختلفة، ويعزز الشفافية، ويقلل الحاجة إلى التحديثات المستمرة، ويساهم في بناء ذاكرة مؤسسية قوية. إن امتلاك مصدر واحد للمعلومات الموثوقة، أو ما يعرف بـ “Single Source of Truth” (SSOT)، يمنح الأفراد شعورًا بالاستقلالية، ويعفي الزملاء من الحاجة إلى تكرار الشرح مرارًا وتكرارًا، ويساعد في عملية إعداد الموظفين الجدد، ويضمن حصول الجميع على نفس الإجابات لأسئلتهم. هذه الممارسة تعتبر حجر الزاوية في إدارة المعرفة المؤسسية الفعالة.
التواصل غير المتزامن ليس حلاً سحريًا
على الرغم من أن التواصل غير المتزامن له فوائد عديدة، إلا أن نجاحه يعتمد على التنفيذ الفعال. ضع في اعتبارك ما يلي قبل اتخاذ قرار بشأن كيفية المضي قدمًا في التواصل غير المتزامن:
- لا تتعجل في الأمر. ابدأ ببطء بتطبيق إحدى التوصيات المذكورة أعلاه.
- أدرك أن الموظفين سيتبعون قيادة المديرين والقادة. يجب أن يكونوا هم الداعمين وقدوة حسنة.
- لا تتوقع أن ينتقل الموظفون بشكل طبيعي إلى التواصل غير المتزامن. إنهم بحاجة إلى التدريب والتذكير المستمر وسبب للتغيير – “ما الفائدة التي ستعود عليّ؟” (WIIFM). شدد على الوقت الذي سيوفرونه وكيف سيقلل من ضغوط الشعور الدائم بعدم كفاية الوقت في اليوم. *ملاحظة: يجب أن يشعر الموظفون بقيمة هذا التحول.*
- استخدم ممارسات التواصل غير المتزامن في المواقف المناسبة. إنه ليس الحل الأمثل لمناقشة الموضوعات الحساسة أو العاطفية، أو القضايا الملحة أو المعقدة، أو إنشاء علاقات اجتماعية جديدة.
- ضع في اعتبارك أن بدائل التواصل غير المتزامن تعاني بشكل كبير من غياب ردود الفعل المرئية والسمعية. لذلك هناك خطر أكبر بكثير من أن الرسالة المرسلة لن تكون هي الرسالة المستلمة. *لتجنب سوء الفهم، استخدم لغة واضحة وموجزة.*
- أدرك أن الأشخاص ذوي الاحتياجات الاجتماعية العالية سيواجهون أصعب وقت في التكيف مع التواصل غير المتزامن. على سبيل المثال، يزدهر مندوبو المبيعات والمنفتحون بالتواصل المباشر. وبدونه، فإنهم يعانون حقًا. يجب أن يكون هناك حل وسط أو منفذ آخر لحاجتهم إلى التواصل في الوقت الفعلي.
الخلاصة
إن تبني التعاون غير المتزامن لا يتعلق بإلغاء جميع الاجتماعات أو التفاعلات في الوقت الفعلي، بل يتعلق بالتعمد في كيفية وموعد وسبب تواصل الأشخاص في الوقت الفعلي. يتعلق الأمر بتحسين إدارة وقت الموظفين و زيادة إنتاجية ا لفريق.
مع استمرار تطور مكان و كيفية العمل، سيصبح إتقان الممارسات والعمليات الجديدة مثل العمل غير المتزامن أمرًا بالغ الأهمية للنجاح الفردي والجماعي والتنظيمي. هذا التحول يمثل فرصة ذهبية لتبني استراتيجيات عمل مرنة و تحسين بيئة العمل الرقمية.
ملاحظة 1) يفترض متوسط راتب قدره 60,000 دولار بالإضافة إلى المزايا ومتوسط وقت الاجتماع 60 دقيقة.
