أهم النقاط الرئيسية حول أتمتة العمليات
- إصلاح العمليات المعطلة قبل الأتمتة لتجنب توسيع نطاق أوجه القصور. *ملاحظة: يجب تحليل العمليات الحالية وتحديد نقاط الضعف قبل تطبيق أي حلول أتمتة.*
- يجب أن تعمل الأتمتة على تبسيط العمليات، وليس إضافة تعقيدات أو تكاليف غير ضرورية. *تذكر: الهدف هو تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف، وليس العكس.*
- استخدم الأتمتة لتعزيز العمل البشري، وليس استبدال اتخاذ القرارات الحاسمة. *هام: يجب أن تدعم الأتمتة القدرات البشرية، لا أن تحل محلها بالكامل.*
من المفترض أن تجعل الأتمتة الشركات أكثر كفاءة. ولكن بالنسبة للعديد من الشركات، فإنها تفعل العكس.
تسارع الشركات إلى أتمتة المهام دون فهم كامل للتأثير. إنهم يستثمرون في أدوات الأتمتة دون معالجة أوجه القصور الكامنة. إنهم يستبدلون اتخاذ القرارات البشرية ببرامج لم يتم اختبارها أو تحسينها بالكامل. بدلاً من تسهيل الأمور، غالبًا ما تضيف الأتمتة تعقيدًا، وتبطئ العمليات وتخلق مشاكل جديدة مكلفة – وهو عكس ما يفترض أن تفعله تمامًا.
لا تفشل معظم الشركات في الأتمتة لأن التكنولوجيا ليست جيدة بما فيه الكفاية. إنهم يفشلون لأنهم ينفذونها بشكل غير صحيح.
لقد رأيت شركات تطرح مشاريع أتمتة تبدو رائعة على الورق ولكنها تنهار في الواقع. تصبح العمليات أكثر جمودًا، ويتجاوز الموظفون الأتمتة لمجرد إنجاز العمل، وتقضي فرق تكنولوجيا المعلومات وقتًا أطول في صيانة الأتمتة مقارنة بالوقت الذي يقضونه في التعامل مع المهام يدويًا.
الهدف من الأتمتة ليس استبدال العمل. الهدف هو القضاء على الهدر. وهذا هو المكان الذي تخطئ فيه معظم الشركات.
لماذا تُواجه الشركات صعوبات في الأتمتة
تنبع العديد من حالات فشل الأتمتة من خطأ أساسي واحد: تحاول الشركات أتمتة العمليات المعطلة بدلاً من إصلاحها أولاً. *غالبًا ما يكون السبب الجذري هو عدم وجود تحليل شامل للعملية قبل التنفيذ.*
إليك كيف يبدو ذلك عمليًا: تقوم شركة تعاني من بطء أوقات الاستجابة لخدمة العملاء بتثبيت روبوت محادثة يعمل بالذكاء الاصطناعي (AI chatbot) ولكنها لا تصلح الاختناقات الأساسية في نظام الدعم الخاص بها. الآن، بدلاً من تحسين الخدمة، فإن روبوت المحادثة يحبط العملاء الذين ما زالوا بحاجة إلى مساعدة بشرية. *يؤدي ذلك إلى تفاقم تجربة العملاء ويقلل من رضاهم.*
تقوم شركة بأتمتة إدخال البيانات عبر الأقسام ولكنها لا توحد البيانات نفسها. يتم نسخ الأخطاء ولصقها على نطاق واسع، مما يخلق مشاكل أكبر وأصعب في الإصلاح في المستقبل. تقوم شركة لوجستية بتطبيق أتمتة المستودعات ولكن دون دمجها في أنظمة سلسلة التوريد الحالية. والنتيجة؟ المزيد من أوجه القصور، وليس أقل. *تكامل الأنظمة أمر بالغ الأهمية لنجاح الأتمتة.*
عندما تتعامل الشركات مع الأتمتة كطريق مختصر بدلاً من استثمار استراتيجي، فإنها ينتهي بها الأمر بتضخيم أوجه القصور نفسها التي كانت تحاول القضاء عليها. *تتطلب الأتمتة الناجحة تخطيطًا دقيقًا وتنفيذًا استراتيجيًا.*
التكلفة الباهظة للأتمتة السيئة
الأتمتة الخاطئة ليست مجرد أمر محبط، بل هي مكلفة.
وجدت دراسة حديثة أجرتها Bain & Company أن 88% من عمليات التحول في الأعمال، بما في ذلك مبادرات الأتمتة، تفشل في تحقيق أهدافها الأصلية. وبالمثل، تفيد Gartner بأن 85% من مشاريع الذكاء الاصطناعي والأتمتة تفشل في تقديم القيمة المتوقعة.
إن عواقب جهود الأتمتة الفاشلة هائلة. تؤدي الأتمتة سيئة التنفيذ إلى ارتفاع التكاليف التشغيلية، وفقدان الإنتاجية، وعدم رضا العملاء. وبدلاً من توفير المال، يتعين على الشركات في كثير من الأحيان صيانة أنظمة الأتمتة الخاصة بها أو تعديلها أو حتى إلغاؤها. ووفقًا لمجموعة بوسطن الاستشارية، فإن 30% فقط من المشاريع التقنية واسعة النطاق تحقق أهدافها، في حين أن 35% تفشل تمامًا.
على الرغم من هذه المخاطر، تستمر الشركات في ارتكاب نفس الأخطاء. إنهم يتبنون الأتمتة لأنها رائجة أو لأن المنافسين يفعلون ذلك، دون النظر فيما إذا كانت تحل بالفعل مشاكل أعمالهم المحددة. *ملاحظة: يجب على الشركات تقييم احتياجاتها بجدية قبل الاستثمار في الأتمتة لضمان توافقها مع أهداف العمل.*
كيف تنجح في أتمتة العمليات
تنجح الأتمتة عندما تزيل الهدر دون خلق أوجه قصور جديدة. وهذا يعني أن الشركات بحاجة إلى إصلاح عملياتها أولاً – ثم تطبيق الأتمتة.
تتبع الشركات التي تنجح في الأتمتة ثلاثة مبادئ أساسية.
أولاً، ابدأ بالاستراتيجية، وليس بالتكنولوجيا. قبل اعتماد أي أداة أتمتة، تحتاج الشركات إلى تحديد المشكلة التي تحاول حلها. وهذا يعني طرح الأسئلة التالية: ما الذي يبطئنا بالفعل؟ هل نقوم بأتمتة مهمة، أم أننا نقوم بإصلاح عملية؟ كيف يبدو النجاح، وكيف سنقيسه؟
تبدأ معظم مشاريع الأتمتة الناجحة بأهداف عمل واضحة، وليس مجرد الرغبة في “استخدام الذكاء الاصطناعي” أو “إضافة الأتمتة”.
ثانيًا، قم بإصلاح العملية أولاً، ثم قم بأتمتتها. غالبًا ما تحاول الشركات أتمتة نظام غير فعال بدلاً من إعادة تصميم النظام نفسه. هذا يشبه وضع شاحن توربيني على محرك مكسور – فلن يحل المشكلات الأساسية. قبل أتمتة أي شيء، يجب على الشركات إزالة الخطوات غير الضرورية، وتوحيد البيانات، والاختبار قبل التوسع.
ثالثًا، اجعل الأتمتة أداة للبشر، وليست بديلاً لهم. تعمل أفضل أنواع الأتمتة مع الأشخاص، وليس ضدهم. عندما تسرع الشركات لاستبدال الموظفين بالبرامج، غالبًا ما تكتشف أن البرنامج يفتقر إلى المرونة والقدرة على حل المشكلات والسياق الذي يوفره البشر.
تصمم الشركات الناجحة الأتمتة للتعامل مع المهام المتكررة وعالية الحجم بينما يدير البشر اتخاذ القرارات المعقدة. إنهم يعززون سير العمل بدلاً من إملائه. يجب أن يشعر الموظفون أن الأتمتة أداة، وليست حاجزًا. ويجب أن تسمح الأتمتة بالتدخل البشري عند الضرورة، بدلاً من إجبار كل شيء على المرور عبر قواعد جامدة.
يجب أن تجعل الأتمتة الأعمال التجارية أبسط، لا أكثر تعقيدًا
لا تحتاج الشركات إلى المزيد من الأتمتة فحسب. بل تحتاج إلى أتمتة أكثر ذكاءً – أتمتة تزيل التعقيد بدلاً من إضافته. بعبارة أخرى، يجب أن تركز استراتيجيات أتمتة العمليات على تبسيط سير العمل وليس تعقيده.
الهدف ليس أتمتة أكبر قدر ممكن، بل أتمتة الأشياء الصحيحة. هذا هو الفرق بين الأتمتة التي تخلق الكفاءة والأتمتة التي تخلق المزيد من العمل. غالبًا ما يشار إلى هذا باسم الأتمتة الذكية أو الأتمتة المعرفية، وهي تتجاوز مجرد تكرار المهام.
تندفع الكثير من الشركات إلى مشاريع الأتمتة بعقلية “اضبطها وانساها”. لكن الأتمتة ليست مفتاحًا سحريًا – بل هي قرار تجاري يتطلب التخطيط والاختبار والتحسين المستمر. يتطلب تنفيذ حلول الأتمتة الفعالة مراقبة وتعديلًا منتظمين لضمان توافقها مع أهداف العمل المتغيرة.
الشركات التي تنجح في الأتمتة تركز على البساطة والكفاءة والتوافق مع الأهداف الحقيقية. أما الشركات التي تخطئ؟ ينتهي بها الأمر بأتمتة الهدر، وتوسيع نطاق أوجه القصور، وخلق مشاكل أكبر من تلك التي بدأت بها. من الضروري إجراء تقييم شامل للعمليات قبل الأتمتة لتحديد المجالات التي ستستفيد حقًا من الأتمتة.
الشركات التي تستغرق وقتًا في أتمتة العمليات بشكل صحيح سترى الفوائد – تكاليف أقل، وعمليات أسرع، وقابلية توسع أكبر. أما الشركات التي لا تفعل ذلك فستجد نفسها تصلح نفس المشاكل التي كانت لديها من قبل – ولكن الآن، على نطاق واسع. يمكن أن تؤدي الأتمتة غير الفعالة إلى تفاقم المشكلات الحالية وتزيد من صعوبة حلها.
السؤال ليس ما إذا كنت ستؤتمت. السؤال هو ما إذا كنت تؤتمت بالطريقة الصحيحة. يتطلب تنفيذ الأتمتة الناجح فهمًا عميقًا لعمليات عملك وأهدافك.
