ما هو الاجتماع الافتراضي وكيف تُديره بنجاح

هل ترغب في جعل اجتماعات عملك أكثر تفاعلية وفعالية، وتجنب الرتابة التي ترافق الاجتماعات التقليدية؟ جرب عقد اجتماعاتك في بيئة الواقع الافتراضي؛ حيث يمكنك خلق تجربة تواصل غير تقليدية تُناسب بشكل خاص الفرق المُتفرقة جغرافيًا.

تجمع الاجتماعات الافتراضية بين المُتعة والإبداع، مع إمكانات أكبر للتفاعل والتواصل البصري، مما يجعلها أكثر إنتاجية وتأثيرًا. ومع ذلك، لتحقيق أقصى استفادة من هذه التقنية، عليك التخطيط الجيد مسبقًا لتجنب مشاكل اللحظة الأخيرة التي قد تهدر الوقت والموارد.

إليك أهم النصائح التي يجب مراعاتها عند تنظيم اجتماع افتراضي: من اختيار التطبيقات المناسبة التي تدعم أدوات التعاون، إلى تنظيم فريقك وجدولة المهام بفاعلية لضمان سير الاجتماع بسلاسة.

1. اختيار أدوات وعناصر تحكم موثوقة

أول استثمار ستحتاج إلى القيام به من أجل إنجاح الاجتماعات الافتراضية هو نظارة VR. والتي لن تكون رخيصة ، ولكن يُمكنك أن تكون ذكيًا حيالها. أفضل نموذج في السوق هو Meta Quest 2 (سابقًا Oculus Quest 2) ، لأنه قوي وأرخص بشكل مُدهش من نظارات الرأس البديلة.

مهما كان اختيارك ، تأكد من أنه خيار موثوق به — تحقق من المراجعات والمُتطلبات بعناية.

لتسهيل التخطيط للاجتماع الافتراضي ، يُمكنك الحصول على نفس الجهاز بكميات كبيرة لجميع أعضاء فريقك. ولكن إذا كان شخص ما يُفضل أو لديه بالفعل نظارة رأس مُختلفة ، فلا بأس بذلك ، طالما أنها متوافقة مع الأنشطة التي خططت لها.

استكشف أيضًا أهم ملحقات VR لجعل المُستخدمين أكثر راحة. إمكانية الوصول مهمة في جعل جميع موظفيك يشعرون بالترحيب. في هذه المرحلة ، تجنب الصور الوامضة أو أي محتوى آخر قد يزعج الأشخاص.

2. تأكد من عمل أجهزة الجميع قبل الاجتماع

إنها فكرة جيدة أن تختبر جميع مُعدات الواقع الافتراضي قبل اجتماعك الفعلي ، حتى الأنظمة الأعلى تقييمًا يُمكن أن تسبب لك مشكلة مُفاجئة دون سبب واضح. اطلب من فريقك تجربة نظارات الرأس الخاصة بهم ، والتحقق من اتصال Wi-Fi و Bluetooth ، والتعرف على بيئتهم الافتراضية — كيفية التنقل واستخدام عناصر التحكم والتنقل في القوائم وما إلى ذلك.

يُمكن لكل عضو القيام بذلك بمُفرده والإبلاغ عن أي مشاكل ، أو يُمكنك تحديد موعد لإجراء اختبار جماعي. بهذه الطريقة ، يُمكنك تقديم المشورة للجميع على الفور. سواء كانت لديك مشكلات أم لا ، فهناك العديد من الحيل التي يُمكنك تجربتها.

3. اختيار أفضل تطبيق لاجتماعات الإفتراضية

أصبحت التجمعات عبر الإنترنت تحظى بشعبية كبيرة على مر السنين. في الواقع ، وجد تقرير إحصائيات Zippia أنَّ 53 بالمائة من الموظفين يُفضلون الاجتماعات الافتراضية حاليًا.

مع ظهور أجهزة القياس ، ارتفع الطلب على الأجهزة والتطبيقات ذات الصلة ، لذلك ينشغل مُطورو الواقع الافتراضي في إنتاج أفضل البيئات المُمكنة لأي مُناسبة ، بما في ذلك الاجتماعات المهنية.

يُعد Horizon Workrooms من Meta Quest مثالًا رائعًا. حيث يُتيح لك إنشاء صورة رمزية ، ومقابلة زملائك ، والتعاون كما تفعل في العالم الحقيقي. هناك أيضًا Spatial ، أين يُمكنك إنشاء بيئة عمل افتراضية مثالية واستضافة اجتماع لتتذكره.

ابحث عن خدمات مثل هذه لاجتماعات VR. إنها رائعة ، وستجد العديد من الخيارات المجانية. فقط تأكد من عدم المبالغة في تصميمك. يجب أن تكون البيئة والأنشطة الافتراضية مُحفِّزة ولكن خاضعة للتحكم والإنتاجية.

4. اختيار ميزات لجعل الاجتماع مُمتعًا

أكبر نقطة بيع لعقد اجتماعات في الواقع الافتراضي هي العديد من الميزات المُختلفة التي يُمكنك تضمينها. سيكون للتطبيقات المُصممة خصيصًا للتجمعات الجماعية المُحترفة الكثير لتقدمه.

على سبيل المثال ، تعتبر السبورة الافتراضية قياسية ، ولكن تحقق مما إذا كان يُمكنك إضافة أشياء مثل مقاطع الفيديو والرسوم البيانية والصوت. أنشئ صورًا رمزية للواقع الافتراضي على Ready Player Me وقم بتخصيص التجربة بشكل أكبر. قد تتمكن أيضًا من استخدام الأدوات الافتراضية. إذا كنت ترغب في تحويل الاجتماع إلى ورشة عمل ، يُمكنك استخدام أو إنشاء بيئة الواقع الافتراضي التي تُتيح لك ممارسة المهارات المختلفة.

يقدم VirtualSpeech ، على سبيل المثال ، تدريبًا على المهارات الشخصية في الواقع الافتراضي. يُمكن للمستخدمين تحسين عروضهم التقديمية وتواصلهم أثناء قيامك ، بصفتك المدرب ، بتتبع أدائهم. يُمكن أن تعلمك المنصات الأخرى الإسعافات الأولية والتعامل اليدوي وسلامة الأغذية والجراحة والمزيد.

مرة أخرى ، حاول ألا ترهق فريقك بتضمين الكثير من الميزات والأنشطة. اختر أنسب الأدوات وأكثرها إنتاجية. أيضًا ، قدِّم تنبيهًا إذا كان الأعضاء سيحتاجون إلى مساحة للتعلم في العالم الحقيقي.

5. حدد موعدًا للاجتماع حتى يتمكن الجميع من الحضور

جزء مهم من التخطيط لاجتماع VR هو التأكد من حضور الجميع. رتِّب يومًا ووقتًا يُناسب أكبر عدد ممكن من الأشخاص. يجب أن يمنحك أيضًا وقتًا كافيًا لإعداد تجربة VR.

بعد ذلك ، أرسل تذكيرات مُنتظمة أو دع تطبيقًا مفيدًا يُساعدك في إدارة كل شيء. استخدم تطبيقات مثل Connecteam أو أداة الجدولة من Microsoft Team لإبقاء جميع المشاركين على اطلاع.

ما لم تكن قد تدربت بشكل مُكثف أو كان لديك العديد من اجتماعات VR بالفعل ، فمن الجيد أيضًا جمع الفريق قبل 30 دقيقة على الأقل من وقت البدء الرسمي. يُمكنك استكشاف أي مشاكل في اللحظة الأخيرة وإصلاحها وبدء الاجتماع بسلاسة.

6. تأكد من أنَّ الاجتماع الافتراضي مُثمر

نصيحة أخيرة تتعلق بنتيجة اجتماعك. بافتراض وجود سبب وجيه لامتلاكه ، سواء كان ذلك للتدريب أو التعاون في مشروع ما ، ضع خطة مُثمرة وكذلك طريقة لأخذ دقائق المُناقشة النهائية.

أثناء اجتماع VR ، ابق على المسار الصحيح طوال مناقشاتك وأنشطتك ، مع تدوين النقاط والنتائج الرئيسية.

بالنسبة لهذه الوظيفة الأخيرة ، استخدم السبورة الافتراضية أو الملاحظات اللاصقة أو أي أداة ذات صلة متوفرة على المنصة التي تختارها. يُمكنك حتى تسجيل الجلسة بأكملها — فقط احصل على موافقة الجميع قبل القيام بذلك.

ضع في اعتبارك أنه ليس عليك أن تفعل كل شيء بنفسك. لا تتردد في مشاركة المسؤوليات مع أعضاء الفريق. يُمكن لشخص آخر أن يكون مسؤولاً عن الدقائق ، بينما تُدير الاجتماع في الاتجاه الذي تُريده دون تشتيت الانتباه.

عقد اجتماع افتراضي هادئ أو نشط

جمال الواقع الافتراضي هو أنَّ التجمعات الخاصة بك يُمكن أن تكون إيجابية أو جامحة كما يحلو لك. هذا مثالي لاجتماعات العمل. بينما يحتاج أعضاء الفريق إلى أن يكونوا عمليين ، يجب أن يكونوا مُستمتعين أيضًا عندما يكون ذلك مُمكنًا. إذا كانت اجتماعاتك تُسلي فريقك وتُلهمه وتوثقه ، فستكون المكافآت أكبر.

حدد ما يحتاجه فريقك وكيف يمكن لاجتماع VR تقديمه. لا تجعله بمثابة حفلة ، ولكن كن مُبدعًا عند التخطيط لأنشطتك. اهدف إلى تجربة ديناميكية.