كيفية استخدام خطة تحسين الأداء (PIP) بفعالية

أهم النقاط الرئيسية

• خطة تحسين الأداء (PIP) هي خارطة طريق، وليست عقوبة. إنها تهدف إلى مساعدة أعضاء الفريق على النمو—وليس تخويفهم للامتثال أو تهيئتهم للفشل.
• استخدم خطة تحسين الأداء (PIP) فقط بعد محادثات واضحة وصادقة. إذا لم تضع توقعات أو تجرِ محادثات حقيقية حول الإخفاقات، فقد حان الأوان.
• خطة تحسين الأداء (PIP) مخصصة للمشكلات القائمة على المهارات. فكر في المواعيد النهائية الفائتة أو أهداف المبيعات—وليس المشكلات السلوكية مثل التأخير أو عدم الاحترام.
• الوضوح هو اللطف. يجب ألا يتفاجأ عضو فريقك أبدًا بخطة تحسين الأداء (PIP). إذا كانوا كذلك، فالمشكلة هي قيادة غير واضحة.
• الاجتماعات الفردية تأتي أولاً. قبل اللجوء إلى خطة رسمية، استخدم الاجتماعات الفردية المنتظمة للإشارة إلى المشكلات مبكرًا وتدريب فريقك للمضي قدمًا.
• تتضمن خطة تحسين الأداء (PIP) القوية تفاصيل محددة. ضع قائمة واضحة بما هو قاصر، وما الذي يجب تغييره، وكيف ستتتبع التقدم، وماذا يحدث إذا لم يكن هناك تحسن.

لا أحد يحب المحادثات الصعبة. ليس أنت. ولا أعضاء فريقك. ولا حتى زميل العمل الذي كان بإمكانه تسجيل علامة تجارية لوجه البوكر.

عندما لا يفي شخص ما في فريقك بالتوقعات، لا يمكنك فقط أن تعقد أصابعك وتأمل أن تتحسن الأمور بطريقة سحرية. يجب أن تتدخل—بوضوح وإخلاص. هكذا تقود بشكل جيد.

ولكن ماذا لو أجريت بالفعل محادثات صعبة وصادقة وما زالت الأمور لا تتحسن؟ هذا هو المكان الذي تأتي فيه خطة تحسين الأداء (PIP) (نسمي هذا أيضًا خطة الـ 90 يومًا).

خلافًا للاعتقاد الشائع، فإن خطة تحسين الأداء (PIP) ليست مجرد خطوة رسمية قبل فصل شخص ما. لا يتعلق الأمر بالإدارة التفصيلية أو توزيع العقوبات أيضًا. خطة تحسين الأداء (PIP)—المستخدمة بالطريقة الصحيحة—هي خط فاصل لما هو متوقع للمضي قدمًا وخارطة طريق واضحة للنمو.

إنها تمنح أعضاء الفريق المتعثرين فرصة حقيقية لتغيير الأمور. وإذا لم يحدث ذلك، فإنها تمنحهم أيضًا مخرجًا كريمًا ومحترمًا. لذلك دعونا نتناول ما يفترض أن تكون عليه خطة تحسين الأداء وكيفية المضي قدمًا مع القيادة التي تخدم فريقك على أفضل وجه.

ما هو برنامج تحسين الأداء (PIP)؟

يشير مصطلح PIP إلى برنامج تحسين الأداء (Performance Improvement Plan). وهو خطة مكتوبة تحدد بدقة جوانب القصور في أداء الموظف وما يجب عليه فعله لتحقيق توقعات وظيفته. يعتبر برنامج تحسين الأداء أداة أساسية لإدارة الأداء، حيث يوفر إطارًا منظمًا لمعالجة المشكلات وتحديد أهداف قابلة للقياس.

ما هو برنامج تحسين الأداء (PIP) في العمل؟

يُستخدم برنامج تحسين الأداء (PIP)، أو خطة تطوير الأداء، في بيئة العمل عندما يكون أداء أحد أعضاء الفريق ضعيفًا باستمرار في مجال يعتمد على المهارات في وظيفته. على سبيل المثال، قد لا يحقق أهداف المبيعات، أو لا يلتزم بالمواعيد النهائية، أو لا يتواصل بوضوح مع العملاء. غالبًا ما يتم استخدام مصطلح “خطة تطوير الأداء” أو “برنامج تحسين الأداء” بالتبادل.

لا يُستخدم برنامج تحسين الأداء (PIP) لمعالجة المشكلات السلوكية مثل عدم الالتزام بالمواعيد (أو الغياب التام)، أو عدم الاحترام، أو عدم ارتداء الملابس المناسبة. هذه ليست مجالات للتحسين التدريجي – بل هي مجالات “يجب تغييرها الآن”. برنامج تحسين الأداء (PIP) مخصص للمهارات.

نموذج مجاني لمجالات النتائج الرئيسية (KRA)

ستساعدك وثيقة مجالات النتائج الرئيسية (KRA) في إنشاء توقعات واضحة للأدوار لفريقك. احصل على نموذجنا المجاني، بالإضافة إلى بعض الأمثلة على مجالات النتائج الرئيسية (KRAs) المكتملة كمرجع! *ملاحظة الخبراء: استخدام نموذج KRA يساعد في تحديد أهداف الأداء الرئيسية وقياسها.*

متى يجب استخدام خطة تحسين الأداء؟

لتكن هذه النقطة واضحة: لا تقدم أبدًا خطة تحسين أداء (PIP) عندما تكون مستعدًا للتخلي عن شخص ما دون إجراء سلسلة من المحادثات الواضحة والمباشرة التي تؤدي إلى هذه اللحظة. كما يقول خبير القيادة باتريك لينسيوني: “إن فصل شخص ما… غالبًا ما يكون آخر عمل جبان لقائد لا يعرف كيف أو لا يرغب في محاسبة الناس.” *بعبارة أخرى، يجب أن تكون خطة تحسين الأداء بمثابة فرصة حقيقية للتحسين، وليست مجرد إجراء شكلي قبل إنهاء الخدمة.*

ليس من المقبول تقديم خطة تحسين الأداء كأول محادثة مع أي فرد في الفريق. ولكن إذا أجريت محادثات ولم تكن مفيدة – أو إذا بدأ شخص ما في الثبات أو حتى التدهور – فقد حان الوقت للانتقال إلى المستوى التالي من المساءلة.

يوصي أرماندو لوبيز، المدير التنفيذي الأول للموارد البشرية في Ramsey Solutions، بسؤال نفسك هذه الأسئلة الثلاثة لمعرفة ما إذا كان الوقت قد حان لتقديم خطة مدتها 90 يومًا:

• هل وضعت التوقعات بوضوح؟
• هل وثقت الإخفاقات وأجريت محادثة حقيقية بشأنها؟
• هل سيفاجأ هذا العضو في الفريق عندما يسمع أنه لا يلبي التوقعات؟

يقول أرماندو: “إذا لم تتمكن من الإجابة بنعم على الأسئلة الثلاثة جميعها، فلا يجب عليك المضي قدمًا. أن تكون غير واضح هو أن تكون غير لطيف”. “المفاجآت ليست ممتعة أبدًا – خاصة عندما تكون المخاطر عالية. كن واضحًا حقًا للتأكد من أن عضو فريقك يعرف بالضبط أين هو.” *الوضوح التام في تحديد التوقعات هو أساس خطة تحسين الأداء الفعالة.*

الحقيقة هي أن 99% من طاقتك العاطفية في قيادة فريقك يجب أن تُنفق في تحديد توقعات واضحة. أما النسبة المتبقية البالغة 1% فهي لمحاسبة أعضاء الفريق.

يعد تحديد التوقعات الواضحة محادثة ثنائية الاتجاه – تجلب الوضوح للجميع وتحقق شراء الفريق نحو الأهداف المشتركة. لذا قبل أن تسحب خطة رسمية، تأكد من أنك تجري اجتماعات فردية منتظمة مع الصدق بشأن مخاوف الأداء.

أشر إلى المشكلات في الوقت الفعلي، وقدم ملاحظات واضحة، وقدم أمثلة محددة لـ التوقعات التي لم يتم الوفاء بها والتغييرات التي تحتاج إلى رؤيتها. ثم استخدم الاجتماعات الفردية لتدريب عضو الفريق للمضي قدمًا.

كيفية كتابة خطة لتحسين الأداء

إن كتابة خطة لتحسين الأداء لا تتعلق بملء الفراغات في نموذج. بل تتعلق بإنشاء خطة واضحة وعادلة تمامًا. إليك ما يجب تضمينه:

• المجالات المحددة التي تحتاج إلى تحسين في الأداء: استخدم مجالات النتائج الرئيسية (KRA) الخاصة بهم لتوجيه ذلك. *تعتبر مجالات النتائج الرئيسية (KRAs) مؤشرات أداء حاسمة للموظفين.*
• ما هو متوقع: كن محددًا. “إجراء 10 مكالمات مبيعات يوميًا” وليس “إجراء المزيد من المكالمات”.
• إطار زمني للتحسين: عادةً ما يكون 90 يومًا مع نقاط تفتيش عند 30 و 60 يومًا كحد أدنى.
• كيف ستقيس التقدم: مقاييس واضحة، وليست مجرد انطباعات.
• ماذا يحدث إذا لم يكن هناك تحسن: عادةً، ينتهي التوظيف.

يجب أن تكون مدخلاتك مباشرة ومحترمة. هذا ليس صندوق اقتراحات. إنه مستند “يجب أن يتغير هذا”. لذلك، بمجرد إنشاء خطة تحسين الأداء الخاصة بك وتكون مستعدًا لتقديمها، خذ وقتًا لتحديث معلوماتك حول كيفية إجراء محادثات غير مريحة.

أسئلة شائعة حول خطط تحسين الأداء (Performance Improvement Plan FAQs)

هل لا تزال لديك أسئلة حول خطط تحسين الأداء (PIPs)؟ هذا أمر جيد. هذا يعني أنك تهتم وتحاول القيام بذلك بشكل صحيح. إليك بعض الأسئلة الشائعة حول خطط تحسين الأداء مع إجابات من أرماندو، خبير إدارة الأداء.

كيف يجب أن تبدو المحادثات التي تسبق خطة تحسين الأداء (PIP)؟

ابدأ بالجلوس مع عضو الفريق ومناقشة مؤشرات الأداء الرئيسية (KRA) الخاصة به. تحدث بصراحة عن كل نقطة. لنفترض أن لديهم خمسة مجالات رئيسية وأنهم يحققون التوقعات في ثلاثة منها، ويحتاجون إلى تحسين في واحد، ويفتقدون تمامًا إلى تحقيق التوقعات في مجال آخر.

يستخدم Ramsey مقياسًا من خمس نقاط: 1 – يحتاج إلى توجيه، 2 – مكتفٍ ذاتيًا، 3 – ماهر، 4 – متقدم، 5 – يرتقي بالمستوى. لذلك، على مقياس من خمس نقاط، سيرى عضو الفريق هذا ثلاثة 3، وواحد 2 وواحد 1. *ملاحظة: هذا المقياس يساعد في تحديد مستوى الأداء الحالي والمطلوب.*

أكد على المجالات التي يبلي فيها بلاءً حسنًا. ثم أشر إلى المجالات التي تحتاج إلى تحسين. وضح كيف سيبدو رفع مستوى الأداء من 2 إلى 3 (أو أعلى) واشرح ما الذي يجب أن يتغير في المجال الذي تم تقييمه بـ 1. وكن واضحًا أن هذه التوقعات ليست اختيارية – بل هي أساسية للدور الوظيفي.

وثّق كل محادثة لسجلاتك وللمساءلة الشخصية، ونظم ملاحظاتك حسب:

• التاريخ
• ما هو التوقع الذي لم يتم تحقيقه
• ما هو المعيار المطلوب
• ما هو التحسين الذي ناقشته أنت وعضو الفريق

لا يتعلق الأمر بالإمساك بأحد أعضاء الفريق متلبسًا بسوء الأداء – بل يتعلق بمساعدتهم على رؤية الفجوة بوضوح ومنحهم فرصة عادلة لسدها. *الهدف من خطة تحسين الأداء هو دعم الموظف لتحقيق النجاح.*

كيف أعرف أنهم يستوعبون خطورة الأمر؟

مجرد التلفظ بالكلمات شيء، والتواصل بفعالية والتأكد من وصول المعنى المراد شيء آخر. لذا، اسأل نفسك: هل الرسالة التي أردت إيصالها هي نفسها التي استقبلها الطرف الآخر؟

إليك طريقتين بسيطتين للتحقق من ذلك، مع التركيز على أهمية التقييم الموضوعي لخطورة الموقف و التواصل الفعال في بيئة العمل:

1. اطلب منهم تقييم خطورة الموقف. قل شيئًا مثل: “على مقياس من 1 إلى 5 – حيث 1 هو مجرد نقد بناء بسيط و 5 يؤدي إلى إنهاء الخدمة – ما مدى خطورة هذا الأمر بالنسبة لك؟” إذا قالوا 1 أو 2، بينما هو بالنسبة لك 4 أو 5، فهذه علامة على أنك لم تكن واضحًا بما فيه الكفاية. عد وحاول أن تكون أكثر مباشرة. *إن هذا التقييم الذاتي يساعد على فهم تصور الموظف لخطورة الموقف، وهو أمر بالغ الأهمية.*
2. اطلب منهم تلخيص المحادثة. في نهاية اجتماعك الفردي، اطلب منهم تخصيص خمس دقائق لتدوين ما سمعوه – ما هي المشكلة، وما الذي يجب تغييره، ومتى – وإرساله إليك عبر البريد الإلكتروني. إذا كانت ملاحظاتهم تغطي جزءًا فقط من المحادثة أو إذا كان النبرة تبدو أكثر عفوية مما كنت تقصد، فهذه إشارة إلى ضرورة توضيح الأمور. *إن طلب التلخيص يضمن فهم الموظف للتوقعات والمسؤوليات الملقاة على عاتقه.*

أنت لا تكون قاسيًا – أنت تكون واضحًا. يجب أن يدرك عضو فريقك أن هذه التوقعات هي ضرورات وليست احتمالات.

ماذا لو كنت متأكدًا من أنني مستعد للمضي قدمًا في خطة تحسين الأداء (PIP)؟

هل أجريت جميع المحادثات الصحيحة وقمت بتوثيقها وصولًا إلى هذه المرحلة؟ إذا كنت قد فعلت ذلك وحان الوقت لجعل الأمور رسمية، فلا تفعل ذلك بمفردك. اعرض الموقف على لجنة الموارد البشرية لديك. إذا لم يكن لديك واحدة، فاستشر قائدًا موثوقًا به آخر أو اثنين. هذه لحظة ليساعدك فيها الزملاء الموثوق بهم على التمهل ومراجعة عمليتك وإحساسك الغريزي. *ملاحظة الخبراء: استشارة لجنة الموارد البشرية أو فريق قيادي يضمن اتباع نهج عادل وشفاف.*

هل تعتقد أن هذا الشخص لديه ما يلزم لتغيير الأمور في 90 يومًا؟

إذا كانت الإجابة الصادقة هي لا، فلا تعرض خطة تحسين الأداء (PIP). سيكون ذلك غير لطيف وغير عادل. لقد حان الوقت لتركهم يذهبون. خطة تحسين الأداء (PIP) ليست تكتيكًا للمماطلة. إنها فرصة حقيقية لشخص ما للارتقاء والبقاء. *تنبيه: استخدام خطة تحسين الأداء (PIP) كأداة لتأخير إنهاء الخدمة يعتبر ممارسة غير أخلاقية.*

إذا كنت تعتقد أنه لا يزال من الممكن ذلك، فقم بتمكينهم بخيارين واضحين:

• الخيار أ: الانسحاب الآن مع حزمة إنهاء خدمة كاملة
• الخيار ب: الالتزام الكامل بتغيير الأمور والوفاء بالمعايير (ولكن إذا لم يفعلوا ذلك، فلن يحصلوا على نفس التعويض لاحقًا)

امنح عضو فريقك بضعة أيام للتفكير في الأمر، وأخبرهم أنك ستفعل الشيء نفسه. قل شيئًا مثل، “خذ عطلة نهاية الأسبوع للتفكير في الأمر. يوم الاثنين، يمكنك إخباري إذا كنت تريد المضي قدمًا أو إنهاء الأمر. سأفكر أيضًا – وقد أتوصل إلى استنتاج مفاده أننا مستعدون لإنهاء الأمر. إذا كان الأمر كذلك، فسأخبرك، وسيكون ذلك هو يومك الأخير.”

الخبر السار هو أن العديد من الأشخاص يمكنهم تغيير الأمور ويفعلون ذلك بالفعل – ولكن فقط عندما تكون التوقعات والإطار الزمني والعواقب واضحة. *نصيحة احترافية: الوضوح بشأن التوقعات والعواقب هو مفتاح نجاح خطة تحسين الأداء (PIP).*

كيف يمكنني تقديم خطة تحسين الأداء (PIP)؟

هذه من بين المحادثات التي يكون فيها كيفية ظهورك بنفس أهمية ما تقوله. أنت تتعامل مع شخص حقيقي – شخص لديه آمال وفواتير وضغوط وقصة. لذا حتى لو كنت محبطًا، ابدأ بالوضوح والاهتمام.

افعل:

• ابدأ بالتعاطف. عامل الناس كما تحب أن تُعامل إذا انعكست الأدوار.
• كن فضوليًا، لا حكميًا. اطرح أسئلة واستمع لتفهم، لا لتجادل.
• التزم بالحقائق. أظهر لهم فجوات الأداء لديهم، وليس العيوب الشخصية.
• قل الشيء الصعب، بلطف. لا تلتف حول الموضوع.
• امنحهم وقتًا للمعالجة. يومان إلى ثلاثة أيام مدة عادلة قبل طلب اتخاذ قرار.

لا تفعل:

• لا تقل، “الأمر ليس شخصيًا”. بل هو كذلك بالنسبة لهم.
• لا تدع عواطفك تدير المشهد. حافظ على ثباتك، حتى لو كان رد فعلهم قويًا.
• لا تخفف الأمر كثيرًا لدرجة أنهم يغفلون عن خطورة الموقف. كن واضحًا وحازمًا.
• لا تأخذ رد فعلهم على محمل شخصي. هذا خبر صعب. امنحهم مساحة للشعور.

بعد المحادثة، اطلب منهم تلخيصها. يساعدك ذلك على معرفة ما إذا كان ما قلته هو ما سمعوه. *ملاحظة: هذه الممارسة تساعد في ضمان فهم واضح ومتفق عليه للخطة.*

كيف أختار أهداف خطة تحسين الأداء (PIP) المناسبة؟

ابدأ بتحديد المشكلة التي تواجهها. ثم اسأل نفسك: ما هو المتوقع هنا؟ هذا هو هدفك.

مع ذلك، ضع في اعتبارك دور الموظف ومدة خدمته في هذا المنصب عند تحديد التوقعات. يجب ألا تفرض معايير غير عادلة على أي شخص. *من المهم مواءمة أهداف خطة تحسين الأداء مع الخبرة الحالية للموظف ومسؤولياته الوظيفية.*

هل ما زلت تواجه صعوبة؟ فكر في نوع النجاحات التي تود الاحتفال بها مع هذا العضو في الفريق بعد عام من الآن. ربما يكون ذلك رؤيته يتحدث في الاجتماعات، أو يصبح شخصًا يلجأ إليه الناس للمساعدة في حل المشكلات، أو يتلقى الثناء من العملاء بدلاً من الشكاوى. الآن اسأل نفسك: ما الذي يمنع هذا الشخص من الوصول إلى هناك؟ *غالبًا ما تكون الإجابة على هذا السؤال هي جوهر أهداف خطة تحسين الأداء الفعالة.*

ما هي المدة المثالية لإبقاء الموظف تحت خطة تحسين الأداء (PIP)؟

• عادةً، تستمر خطط تحسين الأداء (PIPs) لمدة أقصاها 90 يومًا، مع نقاط تفتيش وتقييم عند 30 و 60 يومًا. *يعكس هذا الإطار الزمني الشائع أفضل الممارسات في إدارة الأداء.*
• في كل نقطة تفتيش، استخدم خطة تحسين الأداء (PIP) لسؤال الموظف: “كيف ترى تقدمك؟” *تشجع هذه الطريقة على التقييم الذاتي والمساءلة.*
• إذا لم يكن الموظف في المستوى المطلوب، قدم له التعديلات المحددة التي تحتاج إلى رؤيتها. *كن واضحًا ومحددًا بشأن توقعاتك.*

تذكر – يمكن لأي من الطرفين الانسحاب في أي وقت. إذا اتضح أن هذا لن ينجح، فلا بأس من إنهائه قبل انتهاء فترة الـ 90 يومًا. *المرونة أمر بالغ الأهمية في إدارة الأداء.*

ما الذي يحدث في نهاية فترة الـ 90 يومًا؟

يقول أرماندو: “بمجرد أن يصل أحد أعضاء الفريق إلى نهاية فترة الـ 90 يومًا ويحقق الأهداف، احتفلوا معه!”. “أخبروهم أنهم حققوا نجاحًا باهرًا وأثبتوا أنهم قادرون على تقديم ما هو متوقع. الآن، الأمر متروك لهم للاستمرار.”

ويؤكد أيضًا أن التوقعات لا تتغير لمجرد انتهاء الخطة. كن واضحًا مع عضو الفريق بأنه لن يحصل على إعادة تعيين أو فترة سماح أخرى مدتها 90 يومًا إذا انخفض الأداء مرة أخرى. إذا كان ذلك يساعد، فيمكنهم حتى التظاهر بأن شخصًا ما لا يزال يراقبهم حتى يصبح مستوى العمل طبيعة ثانية. (لكن لا تنظر حقًا من فوق أكتافهم. بدلاً من ذلك، استخدم اجتماعاتك الفردية لدعمهم والاستمرار في إعادة بناء الثقة والتواصل المفتوح.)

شيء آخر يجب أن يكون واضحًا للغاية:

• لا يمكنهم الانتقال إلى قسم آخر أثناء وجودهم في خطة تحسين الأداء (PIP) أو بعدها مباشرةً – فهم بحاجة إلى إظهار أداء ثابت في مكانهم أولاً.

خطط تحسين الأداء ليست سهلة – لكنها تستحق ذلك. إنها تمنح الوضوح والكرامة والتوجيه. وعندما تستخدمها جيدًا، يمكن أن تؤدي إلى تحولات قوية.

تحدى نفسك وقادتك الذين لديهم مرؤوسين مباشرين ليكونوا عادلين وواضحين وسريعين في معالجة المشكلات. والأهم من ذلك، في جميع المواقف، عامل موظفيك بالطريقة التي تريد أن يعاملك بها شخص ما.

الخطوة التالية: تحديد توقعات واضحة تمامًا للأدوار الوظيفية

هل تبحث عن طريقة سهلة لمساءلة أعضاء فريقك قبل الحاجة إلى خطة تحسين الأداء (PIP)؟ استخدم نموذج مجالات النتائج الرئيسية (KRAs) لتوضيح ما يعنيه النجاح تحديدًا—لكل دور وظيفي. يساعد تحديد مجالات النتائج الرئيسية (KRAs) في تحديد المسؤوليات بوضوح، وهو أمر بالغ الأهمية لتحسين الأداء وتقييمه بشكل فعال. *ملاحظة الخبراء: يضمن تحديد KRAs توافق جهود الموظفين مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.*

هل وجدت هذه المقالة مفيدة؟ شاركها!