التخطيط الاستراتيجي: خطوات أساسية تضمن نجاح مؤسستك

وصلنا إلى نهاية الربع، ولديك بعض الأفكار القوية حول ما يجب أن تسعى إليه شركتك في المرحلة القادمة. حان الوقت ليجتمع جميع القادة الرئيسيين لوضع خطة استراتيجية، أليس كذلك؟

ليس بهذه السرعة.

الحقيقة هي أن التخطيط الاستراتيجي يفشل عندما يبدأ بأفكار كبيرة بدلاً من رؤى مستنيرة تستند إلى البيانات. الكثير من القادة يندفعون إلى جلسات التخطيط دون القيام بالعمل التحضيري الذي يجعل هذه الجلسات ذات معنى. والنتيجة؟ اجتماعات طويلة، وأهداف غير واضحة، وخطة تبدو ملهمة على السبورة ولكنها تتلاشى في اللحظة التي يعود فيها الجميع إلى العمل.

إذا كنت تريد أن تحقق جلسة التخطيط التالية نتائج حقيقية، فيجب أن تبدأ بالوضوح. وهذا الوضوح يأتي من عملية تخطيط استراتيجي يجهلها معظم القادة.

لذا، دعونا نتحدث عن عملية ما قبل التخطيط التي لا يمكنك تحمل تخطيها وكيفية إعداد فريقك لها. عندما تأخذ الوقت الكافي للاستعداد، ستدخل جلستك التالية وأنت مستعد للتفكير كقادة، وليس مجرد رد فعل للحظة.

التحضير لاجتماع التخطيط الاستراتيجي

قبل اجتماع التخطيط الاستراتيجي، ستحتاج إلى تحديد الأمور اللوجستية مثل مكان الاجتماع، ومن يجب أن يكون في الغرفة، وحتى الوجبات الخفيفة التي يجب طلبها. هذا إدارة جيدة، ولكنه ليس استعدادًا استراتيجيًا.

العمل التحضيري الذي نتحدث عنه هو إعداد فريق القيادة عقليًا لوضع خطة للمستقبل والخطوات اللازمة لتحقيقها. يجب أن يحضر كل قائد جزء من جلساتك الفصلية والسنوية هذه الاجتماعات برؤى، وليس مجرد أفكار.

يتطلب هذا تفكيرًا ومراجعة استراتيجيين – وهو نوع التركيز الذي يمهد الطريق لنقاش مثمر بدلاً من الفوضى.

التخطيط الاستراتيجي للأعمال: لماذا يأتي التفكير والمراجعة الاستراتيجيان أولاً

لماذا تبدأ بالتفكير والمراجعة؟ لأنك لا تستطيع اتخاذ قرارات واثقة بشأن وجهتك حتى تفهم أين كنت.

قبل جلسة التخطيط الاستراتيجي التالية، خصص وقتًا للنظر إلى الوراء. إليك سبب أهمية ذلك:

• إنه يرسخ استراتيجيتك في الواقع. لا يمكنك إصلاح أو بناء ما لم تره بوضوح.
• إنه يربط النقاط. يكشف التفكير والمراجعة عن أنماط – ما الذي ينجح، وما هو معطل، وما هو مفقود.
• إنه يحمي تركيزك. إن تسمية عوامل التشتيت مسبقًا تفرض الوضوح وتحافظ على ضيق نطاق المناقشة.
• إنه يخلق التوافق. عندما يحضر الجميع إلى الطاولة وقد تصارعوا بالفعل مع الغرض والاتجاه، فإنك تتوقف عن إضاعة الوقت في إزالة الارتباك وتبدأ في التخطيط للمستقبل بتوحيد.

5 أساسيات للتخطيط الاستراتيجي

ربما تعرف بالفعل كيفية قيادة جلسة تخطيط استراتيجي فعالة. هذا عظيم! ولكن قبل أن تطأ قدمك غرفة الاجتماعات، تأكد من أنك وفريق القيادة لديك تأخذون وقتًا بشكل فردي للتركيز على هذه الأساسيات.

1. أرسل العمل التحضيري وحدد التوقعات.

إذا كنت تقود جلسة التخطيط، فأرسل بريدًا إلكترونيًا واضحًا للعمل التحضيري قبل أسبوع على الأقل من الاجتماع. يتضمن:

1. الغرض والنتائج: ما هي هذه الجلسة (وما هي ليست)
2. أشياء يجب قراءتها قبل: روابط لتحديث الرسالة والرؤية والقيم؛ أسئلة المكاسب والخسائر والرؤى التي تريد أن يفكر فيها الجميع؛ وأهداف ونتائج الربع الأخير
3. قائمة مرجعية للبيانات: التقارير التي يجب مراجعتها بالضبط
4. اللوجستيات والقواعد: تحديد أوقات البدء والانتهاء للجلسة الاستراتيجية، وقواعد منع استخدام الأجهزة، وكيفية اتخاذ القرارات، وكيف سيتم تحديد المهام وتنفيذها.

2. مراجعة الرسالة والرؤية والقيم.

إن الدخول إلى اجتماع التخطيط الاستراتيجي بدون رسالة ورؤية ومجموعة قيم واضحة يشبه الانطلاق في رحلة برية بدون خريطة. ستضيع الكثير من الوقت وتفقد وجهتك بسرعة. لذا، تأكد من وجودها لتوجيه القرارات ومنحك هدفًا مشتركًا للتوافق حوله.

إن الرسالة والرؤية والقيم هي أساس كل محادثة استراتيجية. عندما تتجاهلها الفرق، ينتهي بهم الأمر بالاتجاه في اتجاهات مختلفة – غالبًا بنوايا حسنة ولكن بأولويات متعارضة.

لذا، ألقِ نظرة جديدة على كل واحدة:

• تجيب الرسالة على سؤال “لماذا نحن موجودون؟” – أي غرضنا.
• ترسم الرؤية صورة للمكان الذي نتجه إليه – صورة للعالم عندما تتحقق رسالتنا بالكامل.
• تحدد القيم ما ندافع عنه – المبادئ التوجيهية التي توضح كيف نفكر ونتصرف ونتخذ القرارات.

لن يؤدي تنشيط الذاكرة لمدة خمس دقائق في بداية الاجتماع الفعلي إلى إصلاح أشهر من الانحراف. ومع ذلك، يساعد وقت التفكير الشخصي هذا الجميع على الدخول وهم مستعدون لاتخاذ قرارات موحدة وقائمة على النتائج (بدلاً من الانحراف عن المسار بسبب المناقشات الفلسفية).

3. تقييم الربع أو العام الماضي.

لتجنب تكرار الأخطاء، خصص وقتًا للتفكير في هذه المجالات الرئيسية الثلاثة قبل جلسة التخطيط الاستراتيجي:

• الانتصارات: ما هي أكبر انتصاراتنا؟ ما الذي سار على ما يرام حقًا خلال الربع أو العام الماضي؟ ما هو التقدم الذي نفخر به أكثر؟
• الخسائر: ما الذي لم ينجح؟ أين قصرنا في تحقيق أهدافنا أو ضاعت علينا فرصة؟ ما الذي تسبب في أكبر النكسات؟
• الرؤى: ما الذي يمكن أن نتعلمه من النجاحات والإخفاقات؟ ما هي الدروس البارزة؟ ما الذي يجب تغييره نتيجة لذلك؟

عندما يخصص كل قائد وقتًا للإجابة على هذه الأسئلة مسبقًا، فإنكم جميعًا تدخلون الغرفة بصورة واضحة ومشتركة للواقع. الملاحظات المتفرقة تتحول إلى رؤى قابلة للتنفيذ.

4. تحديد أكبر الفرص والتحديات.

بعد التأمل يأتي التركيز. شجع الجميع على التفكير في المستقبل من خلال سؤال توضيحي واحد: “إذا كان بإمكاننا إنجاز شيء واحد فقط هذا العام، فما الذي سيجعله ناجحًا؟”

هذا السؤال يفرض المفاضلات. إنه يكشف عن القضية أو الفرصة الأساسية التي تعتقد أن عملك بحاجة إلى معالجتها للمضي قدمًا. ستجد توافقًا أسرع عندما يتمكن الجميع من ربط وجهة نظرهم بما يحدث بالفعل في العمل.

نصيحة احترافية: خلال جلسة التخطيط الاستراتيجي الفعلية، استمع إلى الأنماط:

• هل يشير العديد من القادة إلى نفس الاختناق؟
• هل تظهر نقطة ضعف لدى العملاء عبر المبيعات والدعم والمنتج؟
• هل توجد مشكلة تتعلق بالموظفين (القدرة، وضوح الأدوار، تطوير القادة) مختبئة تحت السطح؟

التقط هذه الموضوعات حتى تبدأ محادثتك بالحقيقة، وليس الافتراضات.

5. مراجعة البيانات الصحيحة.

البيانات توجه القرارات، لكنها لا يمكن أن تتخذها نيابة عنك. راجع الأرقام الصحيحة مسبقًا وكن مستعدًا لمشاركة الرؤى (وليس جداول البيانات الأولية).

تأكد من أنك وكل قائد آخر يراجع:

• مقاييس التسويق والمبيعات
• الميزانية والتقارير المالية
• أي تقدم نحو أهداف عملك، مثل التفاصيل المستقبلية المرغوبة

عندما تكون البيانات جزءًا من العمل التحضيري، يظل وقت اجتماعك مركزًا على القرارات – وليس على إطلاع الجميع.

ما الذي ينتجه الإعداد الجيد داخل الاجتماع

التأمل والمراجعة هما مفترق طرق. تخطيهما، وستنشئ خطة تبدو جيدة على الورق ولكنها تحل مشكلة الأمس – أو لا تحل أي مشكلة على الإطلاق. قم بهما، وستكون خطتك متجذرة في الواقع ومبنية لتحريك عملك إلى الأمام.

عندما تكمل أنت وفريقك العمل التحضيري، فإن جلسة التخطيط الفعلية الخاصة بك تبدو مختلفة. ستلاحظ:

• توافق أسرع: نظرًا لأن الجميع قاموا بنفس التأمل وراجعوا نفس الأرقام، فإنك تقضي وقتًا أقل في الإحماء ووقتًا أطول في اتخاذ القرارات.
• أولويات أكثر وضوحًا: يكشف تمرين “الشيء الواحد” (في الخطوة 3 أعلاه) عما يهم حقًا. تفقد المشاريع المفضلة بريقها.
• أهداف أوضح: تنبثق الأهداف بشكل طبيعي من الموضوعات الموجودة في إجاباتك حول المكاسب والخسائر والرؤى وملخصات البيانات.
• تنفيذ أكثر إحكامًا: من السهل تعيين المالكين والخطوات التالية لأن العمل الأساسي قد تم بالفعل.

هذه هي الطريقة التي تحول بها اجتماعًا طويلاً إلى معلم استراتيجي.

ضع كل شيء معًا: قائمة التحقق الخاصة بك قبل التخطيط

عندما يكون فريق القيادة الخاص بك متجذرًا في مهمتك ورؤيتك وقيمك، ومسلحًا بالتأمل، ومتجذرًا في البيانات الحقيقية، فإن خطتك الاستراتيجية تتوقف عن كونها قائمة أمنيات وتبدأ في أن تصبح خارطة طريق يمكن لفريقك اتباعها بالفعل. هذا النوع من الوضوح لا يحدث عن طريق الصدفة – بل يبدأ بالإعداد الصحيح. إليك قائمة التحقق الخاصة بك قبل التخطيط:

• أرسل العمل التحضيري
  مع الهدف، وقراءة مواد ضرورية قبل الاجتماع، والقواعد، والترتيبات اللوجستية.
• التأكد من توافق الرؤية والرسالة والقيم (أو جدولة اجتماع لإنشائها أو مراجعتها).
• الإجابة على أسئلة التأمل الذاتي.
• تحضير إجابة “الشيء الواحد” الذي يمثل النجاح.
• مراجعة البيانات (المستقبل المنشود، التسويق والمبيعات، الميزانية والأمور المالية).

خصّص وقتًا كافيًا لهذا التحضير، وستدخل الاجتماع بوضوح رؤية لا فوضى. وهذا لا يجعل الاجتماع أكثر سلاسة فحسب، بل يجعل عملك أقوى.