إدارة المكاتب بذكاء: استراتيجيات لمواجهة تحديات ارتفاع الحرارة العالمية

إذا كانت الأشهر القليلة الماضية مؤشرًا، فإن الحرارة الشديدة أصبحت جزءًا لا يتجزأ من فصل الصيف البريطاني. ومع استمرار ارتفاع درجات الحرارة، يواجه أصحاب العمل ضغوطًا متزايدة لضمان قدرة أماكن العمل على التكيف مع هذه الظروف الأكثر حرارة.

يكمن التحدي في فهم الطريقة الأذكى للتكيف، لأن تكلفة ترك الأمر للتخمين والوقوع في الخطأ باهظة.

Bradley Beighton

مهندس تقني أول في Ricoh Digital Experience Centre.

يُقدر أن موجة الحر التي ضربت المملكة المتحدة في يونيو 2026 قد أدت إلى فقدان 24 مليون ساعة عمل وتكلفة على الاقتصاد بلغت 1.15 مليار جنيه إسترليني في الإنتاجية المفقودة. تُظهر هذه الأرقام التأثير المباشر الذي يمكن أن تحدثه ظروف مكان العمل على أداء الأعمال.

في الوقت نفسه، يضيف العمل الهجين طبقة أخرى من التعقيد، فقد غيّر بشكل جذري طريقة عمل المكاتب. أصبح الحضور أقل قابلية للتنبؤ بكثير مما كان عليه في السابق، مما يجعل من الصعب معرفة أين ومتى تكون هناك حاجة ماسة لأشياء مثل التبريد والتهوية وسعة مساحة العمل.

بصرف النظر عن حرارة الصيف، تحتاج المؤسسات إلى أماكن عمل تعمل بكفاءة في كل الفصول وتتكيف مع ظروف الإشغال والبيئة المتغيرة باستمرار. يجب أن تفهم كيفية تحرك الأشخاص داخل المكتب، مثل المكاتب التي يسجلون دخولهم إليها، وغرف الاجتماعات التي تمتلئ، وأماكن تعاون الفرق، والمساحات التي يتم تجاهلها بانتظام.

يتطلب تحقيق ذلك فهمًا فوريًا لكيفية استخدام المباني. هنا يأتي دور تقنية الاستشعار وبيانات استخدام مكان العمل، لتحويل الافتراضات إلى أدلة وتزويد المؤسسات بالرؤى اللازمة لاتخاذ قرارات أذكى بشأن مكان العمل.

المتوسطات على مستوى المبنى قد تخفي مشاكل محلية

لا تزال العديد من المكاتب تُدار بناءً على فكرة ثابتة نسبيًا حول كيفية تشغيل المبنى. قد تتبع أنظمة التبريد والتهوية جداول زمنية محددة مسبقًا، بينما تُدار المساحات الفردية وفقًا لسعتها القصوى، بدلاً من كيفية استخدامها في الوقت الحالي. لكننا نعلم أن أماكن العمل الحديثة لا تتصرف بهذه القدر من التنبؤ.

في أحد الأيام، قد يكون طابق بأكمله فارغًا إلى حد كبير، بينما يكون طابق آخر ممتلئًا. وفي اليوم التالي، قد تختلف هذه الأنماط تمامًا. قد تشهد يوم ثلاثاء مزدحم غرف اجتماعات تصبح دافئة ومكتومة بعد ساعات من التعاون المتواصل، بينما تظل مساحة العمل المفتوحة المجاورة مريحة. وبالمثل، فإن المناطق المعرضة لأشعة الشمس المباشرة سترتفع درجة حرارتها بشكل طبيعي أسرع بكثير من غيرها.

لا يمكن لقراءة واحدة لدرجة الحرارة في موقع معين أن تستوعب الفروقات المتعددة داخل المكتب. ومع ذلك، غالبًا ما تُتخذ القرارات المتعلقة بالمبنى بأكمله بناءً على هذا النوع من المعلومات المحدودة، مما يؤدي إلى استهلاك الطاقة في أماكن لا تحتاجها، بينما تظل مشكلات الراحة الحقيقية دون معالجة.

لهذا السبب، يحتاج أصحاب العمل إلى رؤية أكثر شمولاً لأداء مكان العمل. يمكن لأجهزة الاستشعار البيئية مراقبة درجة الحرارة والرطوبة وثاني أكسيد الكربون وجودة الهواء في مناطق مختلفة، مما يوفر بيانات لحظية حاسمة، بينما تُظهر بيانات الإشغال المساحات المستخدمة وكيف يتغير ذلك على مدار اليوم.

غالبًا ما تفترض المؤسسات أنها بحاجة إلى مراقبة الموظفين لفهم أداء مكان العمل، لكن هذا ليس هو الحال. فمع تصميمها مع مراعاة الخصوصية، يمكن للأنظمة أن تجمع بين الاستشعار الحراري ودرجة الحرارة المحيطة ومستويات ثاني أكسيد الكربون والتتبع المكاني المجهول لإظهار أداء منطقة معينة دون الحاجة إلى تحديد هوية الأشخاص الذين يستخدمونها.

بجمع نقاط البيانات هذه معًا، تستطيع فرق المرافق تحديد المشكلات الحقيقية في وقت مبكر، وفهم أسبابها، وتحديد أولويات الإجراءات التي تحقق تأثيرًا ملموسًا على الموظفين وإنتاجيتهم.

جعل البيانات مفيدة

يُعد جمع البيانات في مكان العمل مجرد البداية. تكمن القيمة الحقيقية في كيفية استخدام المؤسسات لتلك المعلومات لخلق تجارب أفضل للموظفين مع تشغيل المباني بكفاءة أعلى. من السهل التركيز على لوحات المعلومات وأجهزة الاستشعار، لكن الهدف الحقيقي هو تزويد فرق المرافق بمعلومات مفيدة وقابلة للتطبيق عمليًا.

لا يقتصر ذكاء مكان العمل على الاستجابة السريعة عند حدوث مشكلة ما، بل يتعلق بتوقع المشكلات قبل أن تبدأ في التأثير على الأشخاص الذين يستخدمون المساحة.

على سبيل المثال، قد تشير مستويات ثاني أكسيد الكربون المرتفعة إلى حاجة غرفة الاجتماعات لتهوية أفضل، بينما قد تدل الارتفاعات المتكررة في درجة الحرارة على استخدام المعدات، أو التعرض لأشعة الشمس بعد الظهر، أو عدم التوازن بين الإشغال والتبريد. يتيح ذلك لفرق المرافق تحديد الأسباب الجذرية للمشكلات واتخاذ الإجراءات اللازمة قبل أن تبدأ في التأثير على الموظفين.

من خلال توجيه الموارد إلى المناطق التي تحتاجها بالفعل، يعزز أصحاب العمل راحة الموظفين مع تقليل استهلاك الطاقة غير الضروري وتكاليف التشغيل. كما يدعم هذا النهج الأكثر استهدافًا أهداف الاستدامة الأوسع.

يقلل تجنب التبريد غير الضروري في الطوابق شبه الفارغة من النفقات التشغيلية ويساعد المؤسسات على إحراز تقدم نحو أهداف انبعاثات النطاق 2 (Scope 2 emissions)، دون المساس بالإنتاجية أو جودة الهواء الداخلي.

تصميم مساحات العمل بما يتناسب مع طرق عمل الموظفين الفعلية

ربما تكمن القيمة الأكبر لبيانات مكان العمل فيما تكشفه بمرور الوقت.

تبدأ الأنماط في الظهور، مما يمنح المؤسسات فهمًا أعمق بكثير لكيفية استخدام مساحات عملها.

يمكن للأنماط المتكررة أن تكشف عن المساحات التي لا تُستخدم بشكل كافٍ باستمرار، وتلك التي تفرض أكبر طلب على أنظمة المبنى، وما إذا كان ينبغي فتح مناطق معينة أو دمجها أو إعادة تصميمها بالكامل. كما يمكنها أن توجه جداول التبريد الأكثر دقة وكفاءة، وسياسات حجز الغرف، والقرارات المتعلقة بأفضل الأماكن لفرق أو أنشطة معينة.

تضيف بيانات تسجيل الدخول والحجز طبقة أخرى لذلك. قد تكتشف المؤسسة أن الموظفين يفضلون بانتظام مجموعة معينة من المكاتب، أو أن غرف الاجتماعات الصغيرة محجوزة دائمًا بالكامل، أو أن منطقة تعاون مصممة خصيصًا نادرًا ما تُستخدم. هذه السلوكيات تخبر فرق المرافق شيئًا لا يمكن لقراءة درجة الحرارة وحدها أن تكشفه أبدًا.

ومع ذلك، تكون البيانات أكثر فائدة عندما تُؤخذ في الاعتبار جنبًا إلى جنب مع ملاحظات الموظفين.

بالنسبة للمؤسسات التي تدير عدة مكاتب وآلاف الموظفين، فإن التحدث إلى كل فرد على حدة ليس واقعيًا دائمًا. يمكن لبيانات مكان العمل أن تساعد في تحديد المواضع التي تتطلب محادثات أعمق، بينما توفر الاستبيانات وأدوات الملاحظات ومدخلات الموظفين المباشرة السياق الكامن وراء الأرقام.

يمكن لذكاء مكان العمل أن يسلط الضوء على ما يحدث في جميع أنحاء المبنى، لكن الموظفين هم من يقدمون السياق الذي يوضح سبب أهمية ذلك وكيف تؤثر الظروف على قدرتهم على التعاون والتركيز.

يؤدي الجمع بين هذه المنظورات إلى فهم أكثر اكتمالاً بكثير لأداء مكان العمل.

في النهاية، الهدف هو إنشاء مكاتب تتكيف باستمرار مع الظروف المتغيرة للحفاظ على راحة الموظفين وإنتاجيتهم، بدلاً من الاعتماد على افتراضات ثابتة سرعان ما تصبح قديمة.

تجهيز المكاتب لمستقبل أكثر حرارة

لم يعد الطقس وحده هو الذي يصعب التنبؤ به؛ فأنماط العمل تتغير بالسرعة ذاتها، وأساليب إدارة أماكن العمل التقليدية والجامدة أصبحت لا تتماشى مع هذه التغيرات المتسارعة.

تحتاج المؤسسات إلى فهم كيفية تصميم المبنى لأداء وظيفته، والأهم من ذلك، كيفية استخدامه يومًا بعد يوم. تتيح هذه الرؤية لفرق إدارة المرافق الاستجابة بشكل أسرع، واستخدام الطاقة بذكاء أكبر، وإنشاء بيئات عمل مريحة ومرنة تتكيف مع الظروف المتغيرة.

تكمن الفائدة في توفير بيئة عمل تعمل بشكل أفضل للأشخاص الذين يستخدمونها. مكان يمكن للموظفين التركيز فيه عند الحاجة، ويثقون بأن البيئة ستدعم العمل الذي جاءوا لإنجازه.

ببساطة، عندما توفر بيئة العمل تجربة أفضل لموظفيها، تزداد رغبتهم في استخدامها والقدوم إليها.