10 حيل في Google Drive يجب أن تتقنها

باعتباره المحور الرئيسي لجميع الملفات (تقريباً) المخزنة في حسابك على Google، يُعد Drive أداة حيوية لمستخدمي Workspace لحفظ المستندات وجداول البيانات والوسائط وتنظيمها ومشاركتها. وللحفاظ على تنظيم Drive الخاص بك والاستفادة القصوى من ميزات التعاون فيه، إليك 10 حيل خفية يجب أن تعرفها.

أضف اختصارات بدلاً من تكرار الملفات لتوفير مساحة التخزين

إذا كنت تقوم بتنظيم Drive وتحتاج إلى أن يكون ملف واحد متاحاً من مجلدات متعددة – كما هو الحال عبر عدة مشاريع – فلست بحاجة إلى نقله أو إنشاء نسخ متعددة، مما يستهلك مساحة التخزين ويمنع المتعاونين عبر فرق منفصلة من العمل على نفس الإصدار الحي. بدلاً من ذلك، اترك الملف الأصلي في مكانه وأنشئ اختصارات في مواقع أخرى. انقر بزر الفأرة الأيمن على أي ملف في Drive لفتح قائمة الخيارات، ثم انتقل إلى تنظيم > إضافة اختصار واختر المجلد الوجهة.

استخدم اختصارات الروابط (URL) لإنشاء ملفات جديدة خاصة بحساب معين بسرعة

تُعد اختصارات الروابط (URL) موفرة للوقت بشكل كبير لإطلاق ملفات Drive جديدة – Docs و Sheets و Slides على وجه التحديد – خاصة إذا كنت مسجلاً الدخول إلى حسابات Google متعددة، مثل حساب العمل والحساب الشخصي، في نفس الوقت. عندما تكتب doc.new أو sheet.new أو slide.new في شريط العنوان الخاص بك، سيتم إنشاء ملف جديد تلقائياً ضمن حسابك الأساسي. أضف /1 أو /2 أو /3 وما إلى ذلك لتحديد الحساب الذي ترغب في استخدامه. هذا يجنبك النقر عدة مرات فقط لبدء ملف جديد.

استخدم روابط المشاركة المعدلة لإنشاء نسخ تلقائياً

يتيح لك اختصار آخر للروابط إجبار مستلمي الملفات المشتركة على إنشاء نسخة بدلاً من الحصول على حق العرض أو التعديل على الملف الأصلي. هذه الميزة مفيدة لمشاركة القوالب وقوائم المراجعة والمواد الأخرى التي سيحتاج المستخدمون إلى تعديلها مع الحفاظ على النسخة الرئيسية. ما عليك سوى استبدال /edit أو /view في نهاية رابط المشاركة بـ /copy، وسيُطلب من المستلمين “إنشاء نسخة” عند الفتح.

ارفع إصدارات جديدة للكتابة فوق المستندات الحالية دون تغيير رابط المشاركة

تتحدث ملفات Google الأصلية في الوقت الفعلي عند تعديلها، مما يسمح لجميع المتعاونين برؤية التغييرات، ولكن الإصدارات الجديدة من ملفات PDF والصور ومقاطع الفيديو يجب إعادة مشاركتها – إلا إذا قمت بالكتابة فوق الأصل. انقر بزر الفأرة الأيمن على أي ملف غير تابع لـ Google وانتقل إلى إدارة الإصدارات > رفع إصدار جديد للحفاظ على نفس رابط المشاركة للتحديث.

اقفل الملفات في وضع القراءة فقط لمنع المزيد من التعديلات

إذا كنت ترغب في مشاركة الإصدار النهائي من ملف Drive ولكنك تريد منع المستلمين من إجراء التعديلات – سواء عن طريق الخطأ أو عن قصد – يمكنك قفله في وضع القراءة فقط. هذه الطريقة أسرع من تحويله إلى ملف PDF أو إدارة الأذونات لمستخدمين مختلفين. انقر بزر الفأرة الأيمن على الملف لفتح قائمة الخيارات، ثم انتقل إلى معلومات الملف > قفل. (لاحظ أنك لن تتمكن أيضاً من إجراء التعديلات حتى تقوم بإلغاء قفل الملف.)

مكّن تحويلات الرفع لتحويل ملفات .docx إلى ملفات Google متوافقة

ميزة أخرى توفر عليك عناء النقر المتكرر هي التحويل التلقائي للملفات الخارجية إلى تنسيقات Google. تُعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص إذا كنت تتلقى مستندات بصيغ .docx أو .xlsx أو .pptx من مستخدمي Microsoft بشكل متكرر. بدلاً من التحويل اليدوي في كل مرة، يمكنك التوجه إلى الإعدادات > عام، ثم التمرير لأسفل إلى قسم التحميلات (Uploads)، وتفعيل خيار تحويل الملفات المحملة إلى تنسيق محرر مستندات Google.

إضافة مربعات تعليق للصور في ملفات PDF لتقديم ملاحظات مباشرة

تتيح لك ملفات Drive القابلة للتحرير إمكانية تمييز النصوص وترك التعليقات عليها بسهولة، ولكن يمكنك تطبيق الأمر ذاته على أنواع أخرى من الملفات أثناء وضع المعاينة. تُعد هذه الخاصية مفيدة لتقديم ملاحظات حول العناصر المرئية والتخطيطات والتصميمات دون الحاجة إلى تنزيل الملف وفتحه في برنامج منفصل. ما عليك سوى النقر المزدوج لفتح أي صورة أو معاينة ملف PDF، ثم النقر على أيقونة التعليق في الأعلى. بعد ذلك، حدد المنطقة التي ترغب في تقديم ملاحظات عليها وأضف تعليقك.

استخدام عوامل البحث المتقدمة للعثور بسرعة على الملفات المفقودة

غالبًا ما يكون Drive الشخصي لدي فوضوياً بعض الشيء، مما يجعل العثور على الملفات القديمة التي نسيت أسماءها أمراً صعباً دون التمرير عبر قائمة طويلة جداً من العناصر غير المنظمة. تُعد عوامل البحث المتقدمة جزءاً أساسياً من الحل، حيث تتيح لك تضييق نطاق البحث حسب نوع الملف، والمالك، والتاريخ. ما عليك سوى إدخال مصطلحات مثل type:، وowner:، وbefore: أو after: في شريط البحث متبوعة بالمعايير الخاصة بك.

إنشاء مركز مخصص للمشاريع لسهولة الوصول إلى الملفات ذات الصلة

يتميز الهيكل التنظيمي لـ Drive بكونه بسيطاً للغاية؛ فهو يعرض لك الملفات والمجلدات المقترحة في علامة التبويب “الرئيسية” (Home)، بينما تكون علامة التبويب “ملفاتي” (My Drive) مرتبة أبجدياً بشكل افتراضي مع خيارات للفرز حسب تاريخ التعديل. يمكنك بالطبع إنشاء مجلدات ونقل الملفات (بما في ذلك باستخدام حيلة الاختصارات المذكورة أعلاه)، ولكن قد يكون من المفيد أيضاً إنشاء “مركز” ديناميكي للوصول السريع إلى الملفات ذات الصلة، مثل تلك الخاصة بمشروع عمل أو إجازة معينة. يتمتع مستخدمو Workspace المدفوعون بعلامة تبويب “الأولوية” (Priority) التي تجمع ما يصل إلى 25 ملفاً من أي مكان في Drive دون نقلها من مواقعها الأصلية. أما المستخدمون المجانيون، فيمكنهم تمييز العناصر بنجمة أو إنشاء ملف Docs رئيسي وتضمين مربعات الملفات باستخدام قائمة “@”.

استخدام ماسح Drive الضوئي لرقمنة الإيصالات والمستندات المطبوعة بسرعة

في الواقع، لست بحاجة إلى تطبيق آخر لمسح المستندات ضوئياً؛ فـ Google Drive يحتوي على هذه الميزة مدمجة، مما يتيح لمستخدمي iPhone و Android على حد سواء رقمنة المواد المطبوعة بسرعة إلى Drive بمجرد استخدام كاميرا أجهزتهم. افتح تطبيق Drive واختر أيقونة المسح الضوئي أو علامة (+)، ثم انقر على مسح مستند ضوئياً. ستقوم Google بإجراء تحسينات طفيفة، وبعد ذلك يمكنك تحديد الاسم والوجهة والنقر على تحميل. من هناك، ستكون إيصالاتك وعقودك وملفاتك الأخرى الممسوحة ضوئياً قابلة للبحث تماماً مثل أي شيء آخر في Drive الخاص بك.